1. OBJETIVO

Mediante la implementación de esta política se da cumplimiento a la Ley Estatutaria de Habeas Data No. 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en todo lo atinente a la protección de los datos personales. 

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que contengan información de: (i) aliados comerciales, (ii) clientes, (iii) consumidores, (iv) empleados, (v) proveedores y, (vi) terceras personas naturales, en general. 

III. POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS POR SOE SOLUCIONES EMPRESARIALES S.A.S. – SOE S.A.S. (FINALIDADES DEL TRATAMIENTO)

Los datos personales respecto de los cuales SOE S.A.S. ostenta el carácter de responsable son incluidos en bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades: 

1.1. Respecto de los clientes y usuarios:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información o con un Tercero y para las actividades empresariales y comerciales de SOE S.A.S. y de las demás compañías que se relacionan en esta política, así como para el giro de sus negocios, proyectos, campañas, contacto, información, ventas, ofertas, e iniciativas de innovación, entre otras. 
• Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS.
• Desarrollar actividades de marketing e informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los recibidos al momento de suministrar los datos personales.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Verificar antecedentes comerciales y de reputación de los clientes. Lo anterior implica solicitar, consultar y/o reportar información sobre las relaciones comerciales y situación financiera a cualquiera de las centrales de información financiera, crediticia o comercial o las que hagan sus veces y que los datos reportados relacionados con el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones comerciales se reflejará en las bases de datos de las centrales de riesgo que haya lugar de conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008. 
• Creación, actualización, acreditación y gestión contable, fiscal, legal y administrativa de clientes y consumidores.
• Reporte de obligaciones tributarias y legales.
• Permitir la participación de los titulares de información en programas de lealtad con beneficios, actividades de mercadeo y promocionales (sorteos)
• Contactar al titular por vía telefónica (llamadas y/o mensajes de texto como SMS O MMS), correo electrónico o redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea y, en general, medios digitales (como WhatsApp, Facebook o Instagram, entre otros) para: (i) realizar encuestas de satisfacción; (ii) confirmar datos personales; (iii) entregar información sobre sus pedidos; (iv) ofrecer información comercial sobre productos, servicios, promociones y/o descuentos; (v) informar e invitar a eventos y coordinar su gestión y realización; y (vi) ofrecer propuestas de valor comerciales en nombre y/o beneficio propio o de terceros. 
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por SOE S.A.S. y sus unidades operativas. 
• Proveer beneficios comerciales, ofrecer servicios y productos de interés, y realizar invitaciones a eventos.
• Para otros fines comerciales de atención al cliente, mercadeo, investigación acreditación y/o actualización.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los clientes al momento de adquirir bienes o servicios.
• Entregar y ofrecer bienes y servicios acordes con las necesidades particulares del cliente.
• Informar sobre cambios en los productos o servicios ofrecidos, y sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los recibidos al momento de suministrar los datos personales.
• Formalizar el relacionamiento contractual con los clientes.
• Desarrollar acciones comerciales o servicios de post venta, de carácter general o dirigidas específicamente al titular.
• Transferir y/o Transmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros con los cuales SOE S.A.S. o sus unidades operativas hayan suscrito un contrato de transferencia o transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, o en general realizar transmisiones y/o transferencias de datos. 
• Suministrar información a terceros con los que se tenga relación contractual con fines de telemercadeo e investigación de mercados, o para cumplir las obligaciones contractuales.
• Gestionar y aportar pruebas en desarrollo de acciones o actuaciones jurisdiccionales, disciplinarias, administrativas o extraprocesales.
• Acceder, consultar, comparar, evaluar y reportar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente, empleado, contratista y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, así como listas y bases de datos nacionales e internacionales, propias y de terceros, para la prevención de actividades ilícitas como el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Todo lo anterior se realizará en beneficio propio o de terceros aliados. 

1.2. Respecto de datos de proveedores de bienes y servicios:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información o con un Tercero y para las actividades empresariales y comerciales de SOE S.A.S. y de las demás compañías que se relacionan en la política de tratamiento de la información, así como para el giro de sus negocios, proyectos, campañas, contacto, información, ventas, ofertas, e iniciativas de innovación, entre otras. 
• Obtener y gestionar bienes y servicios;
• Gestión contable, fiscal, legal y administrativa de proveedores;
• Verificar antecedentes comerciales, de reputación y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo. Lo anterior implica, entre otras, solicitar, consultar y/o reportar información sobre las relaciones comerciales y situación financiera a cualquiera de las centrales de riesgo o las que hagan sus veces. 
• Formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas. 
• Control de acceso a las instalaciones de SOE S.A.S.
• Contactar al titular por vía telefónica (llamadas y/o mensajes de texto como SMS O MMS), correo electrónico o redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea y, en general, medios digitales (como WhatsApp, Facebook o Instagram, entre otros) para: (i) enviar información general sobre las actividades, productos, incentivos, propuestas de valor, y demás información comercial, contable, administrativa y relevante; (ii) realizar encuestas de satisfacción; (iii) confirmar y actualizar datos personales; (iv) entregar información sobre los pedidos; (v) informar e invitar a eventos y coordinar su gestión y realización. 
• Informar sobre cambios en los productos o servicios ofrecidos, y sobre nuevos productos o servicios.
• Acceder, consultar, comparar, evaluar y reportar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente, empleado, contratista y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, así como listas y bases de datos nacionales e internacionales, propias y de terceros, para la prevención de actividades ilícitas como el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Todo lo anterior se realizará en beneficio propio o de terceros aliados. 

1.3. Respecto de los datos asociados a la administración del talento humano:

• En el marco de convocatoria a participar en cargos o posiciones, como: evaluar el perfil laboral de los aspirantes, verificar antecedentes y entorno del aspirante, y gestionar afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social y demás registros obligatorios relacionados con prestaciones sociales; 
• Gestión de recursos humanos y de colaboradores, incluyendo pero sin limitarse a: registro en los sistemas informáticos, gestión del control de horario y la ubicación espacial en el horario de trabajo, formación de personal, gestión de liquidación y pago de nómina, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, y promoción de desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar. 
• Ofrecer directamente o por cuenta del cliente beneficios y auxilios extralegales a los empleados y sus familias (incluso menores de edad). 
• Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas;
• Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes;
• Garantizar el derecho de asociación colectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio;
• Todas las demás gestiones requeridas para el cumplimiento de las obligaciones, derechos y garantías a favor de empleados que están dispuestos en la ley, pacto colectivo, convención colectiva y respectivos contratos de trabajo. 
• Gestión de salud, sanidad y salud ocupacional, como: Control sanitario en las instalaciones de la compañía, exámenes de ingreso y de egreso de empleados, exámenes ocupacionales periódicos, y programas de promoción y prevención en salud. 
• Contactar al titular por vía telefónica (llamadas y/o mensajes de texto como SMS O MMS), correo electrónico o medios digitales de mensajería instantánea (como WhatsApp, Facebook o Instagram) para: (i) realizar encuestas de satisfacción; (ii) confirmar datos personales; (iii) desarrollo de actividades digitales de la compañía relacionadas con el giro ordinario del negocio. 

El tratamiento que ejecuta SOE S.A.S. con la información personal consistirá en la recolección, compilación, almacenamiento, uso, consulta y circulación de los datos para las finalidades arriba enumeradas. Además, podrá transferir y/o transmitir dichos datos a terceros en Colombia o en el extranjero para que realicen tratamiento de estos por cuenta de SOE S.A.S. para el desarrollo de las finalidades arriba enunciadas, o en calidad de responsable según el caso.

También podrá enviar los datos a terceras empresas en Colombia y en el extranjero, o con aliados comerciales para que traten la información con las mismas finalidades para las cuales fueron recolectadas. Todo lo anterior se realizará en nombre y/o beneficio propio o de terceros. 

2. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN NUESTRAS BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOE S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. 
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOE S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento. 
• c) Ser informado por SOE S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 
• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, según lo dispuesto en la presente Política. 
• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
• f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

2.1. Derechos de niños, niñas y adolescentes:

Conforme a la normatividad de protección de datos personales, la información personal de los niños, niñas y adolescentes se encuentra sujeta a una especial protección por parte de SOE S.A.S. Esta información podrá ser tratada en el desarrollo de actividades sociales y promocionales. La autorización del tratamiento debe ser otorgada previamente por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

El tratamiento de este tipo especial de datos está supeditado al cumplimiento de las condiciones fijadas por la normatividad de protección de datos personales, como las siguientes: 

• a) Asegurar que el tratamiento respete el interés superior, los derechos prevalentes y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. 
• b) Tratar exclusivamente datos que sean de naturaleza pública o que si se tratan datos privados o semi privados se hagan en los términos de la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional. 
• c) Informar al menor y a su representante legal sobre los términos y condiciones de la respectiva actividad. 

SOE S.A.S. ejecutará el tratamiento de datos de menores únicamente cuando las anteriores condiciones se cumplan. Para efectos de la autorización, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá darla garantizando que en la medida de lo posible se escuchará al menor y su opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

2.2. Derechos de titulares respecto del tratamiento de datos sensibles:

Los datos sensibles serán recolectados y tratados para las finalidades listadas en el punto 1 de esta política. SOE S.A.S. se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Cuando los titulares de la información autoricen de manera expresa el uso de datos sensibles, SOE S.A.S. hará uso de estos con especial cuidado y de conformidad con las reglas establecidas en la legislación de protección de datos y sus decretos reglamentarios. 

Frente a eventos de recolección de datos sensibles siempre se procederá garantizando al menos las siguientes acciones: 

• a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 
• b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objetivo de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 
• c) Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles. 

3. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de estos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de estos para fines específicos. 

3.1 Canales Habilitados para el ejercicio de los Derechos de los Titulares:

• Oficinas físicas: Avenida Ciudad de Cali No. 15 A 91 en la ciudad de Bogotá
• Correo electrónico: Por favor insertar la dirección o eliminar esta viñeta   

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

• a) Derecho de Acceso:El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de SOE S.A.S. el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de las vías arriba señaladas. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se le informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• b) Peticiones, consultas y reclamos.De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SOE S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
   1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
   2. Su representante, previa acreditación de la representación.
   3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por SOE S.A.S. y contener, como mínimo, la siguiente información:
   1. Nombre y apellidos del solicitante y del titular.
   2. Domicilio y correo electrónico del titular o la información en donde desea recibir la respuesta. A falta de esta información, la respuesta se entregará en las instalaciones de SOE S.A.S.
   3. Documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
   4. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
   5. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
3. El término máximo para atender la solicitud, queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS

El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es la Dirección Legal y Asuntos Corporativos de SOE S.A.S. 

5. VIGENCIA

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. En todo caso, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información.